PDF、Word和Excel资料往往来自不同客户、员工和业务系统，文件名也不统一。直接让AI批量改名或改写原件存在风险：一旦识别错误，原始证据可能被破坏。 更稳妥的流程是先保存原件并计算内容摘要，再让AI读取可识别内容，提出资料分类、关键字段和摘要。AI结果应与原文件分开保存，重要字段经过人工核对后再进入正式资料记录。 对于扫描PDF，需要先确认OCR是否成功；对于Word和Excel，需要限制解析范围，避免把隐藏表格、宏或无关大字段直接暴露。无法安全读取的文件应明确提示，而不是生成看似完整的假结果。 自动分类应使用企业能理解的业务目录，例如合同、证照、客户资料和财务资料。搜索时既可以按名称和字段查找，也可以在权限允许范围内使用内容索引。 当同一份资料更新时，应创建新版本并保留旧版本。这样，AI提高了整理效率，但原件、历史和责任边界仍然可靠。