销售演示里，系统什么都好用。但演示用的是提前准备好的干净数据，真正用起来，文件命名乱七八糟、权限一团乱、历史版本找不到——这些问题演示里看不到。

正确的做法是：在试用前，先设计几个贴近自己业务的验收任务，用自制或经授权充分脱敏的样本跑一遍，再决定是否采购。

一、为什么演示不算验收

产品演示回答的是"这个系统能不能做某件事"，但你真正需要知道的是：

- 在我自己的文件乱、命名差、人员不同步的真实环境里，它能不能用？ - 我的同事（非技术人员）能不能上手？ - 权限和外发控制是不是真的有效？

这些问题需要用覆盖自身业务特点的自制或获准脱敏样本验证。

二、验收任务1：检索——用自制样本测一次

准备10-20份自制业务样本（确需真实文件时，须先取得授权并充分脱敏），包括：合同、证照、发票、项目文件。故意用几种不同的命名方式（有的规范、有的混乱）。

测试任务： 1. 上传后，能否按客户名称找到某份合同？ 2. 能否按证照类型筛选出所有许可证？ 3. 上传一份扫描PDF，OCR后能否搜到正文里的关键词？ 4. 搜索结果是否按当前用户权限过滤？

记录：找到每份文件花了多长时间，有没有搜错或漏搜。

三、验收任务2：版本——改一次文件看历史

选一份合同，上传v1，修改后上传v2。

测试任务： 1. 能否清楚看到v1和v2的区别？ 2. 能否回看到v1的内容？ 3. 分享链接绑定的是哪个版本？更新文件后链接是否自动指向新版？ 4. 历史版本是否只读、不可误改？

这个测试验证的是：系统是真的在管版本，还是只是存了两个文件。

四、验收任务3：权限——换个角色登录看

准备两个测试账号：一个普通员工、一个部门主管。

测试任务： 1. 由负责人先批准角色—资料—操作矩阵，分别验证矩阵允许与拒绝项。 2. 不默认部门主管有全量权限，按批准矩阵检查具体范围与操作。 3. 没有权限的人直接输入URL，能否访问？ 4. 离职测试账号后，能否立即收回访问？

关键：不要只看"权限设置页面有哪些选项"，要换账号实际登录验证。

五、验收任务4：外发——发一个链接再收回

选一份合同，生成对外分享链接。

测试任务： 1. 能否设置有效期？到期后链接是否自动失效？ 2. 能否设置访问密码？ 3. 能否限制下载（只能预览）？ 4. 分享后能否撤销？撤销后链接是否立即失效？ 5. 分享记录是否留痕（谁在什么时候分享了什么）？

这个测试验证的是：外发控制是"嘴上说说"还是真的可配、可收。

六、验收任务5：归档——AI辅助识别准不准

上传5-10份不同类型的文件（合同、营业执照、发票），看AI辅助识别结果。

测试任务： 1. AI能否正确判断文件类型？ 2. 关键字段（合同编号、金额、证照有效期）提取是否准确？ 3. 识别错误后，人工修改是否方便？ 4. 保存后重新打开，人工确认值是否持久保留，是否可区分原始识别结果与修改后的值？ 5. 是否记录修改人、修改时间及必要的修改前后内容，记录可见范围是否符合权限？

人工修订结果被保存，不等于模型自动学习，也不承诺下次类似文件识别更准确。自学习能力若被宣称，应另有明确说明与独立验证，不能从一次修改推断。

注意：不要期待AI100%准确。既要记录所测样本中字段的识别结果，也要验证错误能否修正、保存和追溯。一次小样测试不能推断所有资料的准确率。

七、验收结果怎么判断

把5个任务的测试结果列出来：

- 检索：找到率多少？花了多长时间？ - 版本：历史版本能否完整回看？ - 权限：越权访问是否被拦截？ - 外发：链接能否按预期收回？ - 归档：AI识别错误后人工修改是否方便？

任何一个任务出现"演示里有、实际用不了"的情况，都要在采购前问清楚原因。

常见问题

试用期间数据安全吗？

优先使用自制文件与专用测试账号，不上传未经授权的真实客户信息。试用结束前按约定导出必要成果，再核对数据保留、账号关闭和清理范围；不能仅凭退出登录认定数据已删除。

5个任务都通过就一定适合吗？

不一定。这5个任务覆盖了核心场景，但还要考虑团队学习成本、与现有工具的配合、长期维护成本。

小公司也要做这么多验收吗？

可以简化。至少测检索和权限两项——这是最容易出问题的地方。

试用记录要能复现

每个任务登记产品版本、套餐、账号角色、样本编号、执行步骤、预期和实际结果。未开通的功能写未测试，不计为失败或通过；出现配置问题先由有权人员确认，再在相同样本上复测。不得为通过测试临时授予全部权限。对外分享若不是业务需要，可标为不适用，不强求每个候选产品都有同一套功能。

验收权限时只在获准测试空间使用自制资料，不探测他人企业或客户对象。撤销测试账号后分别检查已登录会话、文件直链和分享链接，验证范围以实际步骤为限。预览限制下载也不能证明可以阻止截屏或已获准下载文件的再次传播。

数智通当前公开流程可见产品说明。上述五类任务是通用采购检查框架，不代表数智通已提供每一种外发、版本比对或账号管理功能；应以当前账号支持范围逐项确认。