一句话答案：企业合同归档的标准流程是：上传原件 → 保留版本 → AI辅助识别 → 人工核对 → 正式归档 → 权限检索 → 受控分享 → 操作留痕。合同相关资料（补充协议、付款凭证、验收资料等）应分别归档并通过合同编号关联，而不是散落在不同文件夹中。
一、合同归档不是把PDF放进文件夹就结束
一份合同在签订、履行、续签和终止过程中，可能产生草稿、盖章版、补充协议、付款资料和交付文件。缺少统一规则时，企业很难判断哪份合同有效、谁修改过、资料是否完整。
合同归档的目标不是"存起来"，而是在需要时能够快速找到正确版本、确认相关资料完整、并追溯处理过程。
二、合同相关资料应该保存哪些
一份合同的完整档案通常包括以下资料：
- 合同原件：盖章版扫描件或电子签署文件；
- 补充协议：合同变更、延期、补充条款；
- 报价单和方案：合同签订前的商务文件；
- 对账单：履行过程中的金额确认；
- 付款凭证：银行回单、发票等支付记录；
- 验收资料：交付确认、验收报告；
- 往来函件：重要的邮件、函件、通知；
- 变更记录：合同内容变更的审批和确认；
- 解除或终止协议：合同提前结束的法律文件。
这些资料不应该彼此成为毫无关系的散文件。在数智通中，每份资料独立归档，通过合同编号或客户名称关联检索，需要时可以快速找到同一份合同的全部相关资料。
三、第一步：建立统一上传入口
合同应从企业统一入口上传，避免长期散落在员工电脑、个人网盘和聊天记录中。
上传时至少要明确：
- 合同属于哪家企业；
- 由谁上传；
- 文件名称和类型；
- 是否需要AI辅助识别；
- 是否为现有合同的新版本。
数智通支持单个或多个文件上传，并保留上传和处理状态。
四、第二步：保留原件和内容摘要
正式合同原件不能被AI结果或后台编辑覆盖。
系统应为文件保留内容摘要、存储位置、上传时间和版本关系。当相同内容重复上传时，可以识别重复事实；当合同内容变化时，应创建新版本而不是覆盖历史文件。
五、第三步：AI辅助提取合同信息
合同上传后，AI可以辅助读取正文，并提取合同名称、签约主体、编号、日期、金额等业务信息，同时提供分类和摘要建议。
AI识别是提高录入效率的工具，不是最终审批人。特别是金额、付款条件、违约责任等重要信息，需要结合原文人工核对。
关于AI识别的详细流程和能力边界，可以阅读《AI资料管理系统能识别什么？》。
六、第四步：人工核对后正式归档
有权限的人员应对照原件核对识别结果。
确认无误后再正式归档，使资料名称、分类和关键字段进入稳定状态。无法识别的合同可以人工填写，但系统应清楚区分人工录入和AI处理。
七、第五步：新合同版本不能覆盖旧版本
续签合同、补充协议或重新盖章文件，应与原合同建立清楚的版本关系。
历史版本原则上只读，保留上传时间、操作人和内容摘要。这样发生争议时，企业能够查明某个时间点实际保存的是哪一份文件。
八、第六步：按照职责控制权限
合同可能包含金额、联系人、账户和商业条款。
销售人员、财务人员、法务人员和企业负责人需要的权限不同。查看、预览、下载、归档和分享应分别控制，不能因为员工知道文件链接就允许访问。
数智通按照租户、企业、组织、成员、角色和操作权限控制资料访问，服务端校验而非仅前端隐藏。
九、第七步：让合同能够被找到
归档完成后，用户应能在权限范围内根据合同名称、客户名称、编号、分类或关键词搜索。
搜索结果需要标明资料状态和版本，并提供清楚的详情、预览和下载入口。如果合同太多经常找不到，可以阅读《公司文件太多找不到怎么办？》。
十、第八步：对外分享必须可控
需要向客户、律师或合作伙伴提供合同时，可以创建绑定明确版本的分享链接。
分享链接可以设置密码、有效期、访问次数和下载权限。业务结束后应及时撤销，避免永久链接长期流通。
十一、合同归档流程总结
企业合同归档的标准流程应当是：
上传原件 → 保留版本 → AI辅助识别 → 人工核对 → 正式归档 → 权限检索 → 受控分享 → 操作留痕。
只有形成完整流程，合同资料才能真正支持企业经营，而不是变成另一个越来越难整理的文件仓库。
常见问题
电子合同和纸质合同扫描件归档方式一样吗？
基本流程相同。电子合同直接上传原件，纸质合同需要先扫描成PDF或图片再上传。两者都经过AI识别、人工核对和正式归档流程。
合同到期后需要怎么处理？
合同到期后可以更新资料状态或上传续签合同作为新版本。历史版本保留只读，不会被删除。数智通的归档模板支持有效期字段，可以标记合同到期日。
补充协议应该单独归档还是和原合同放一起？
建议补充协议作为独立资料归档，在业务字段中关联原合同编号。这样既保留补充协议的独立性，又可以通过合同编号检索到全部相关资料。
合同归档后还能修改吗？
归档后的资料可以由有权限的人员更新信息或上传新版本，但历史版本保留只读。关键操作（归档、作废、恢复等）保留审计记录。
员工离职后合同资料会丢失吗？
不会。合同资料属于企业，存储在企业统一管理范围内。员工离职后管理员停用其账号，该员工失去访问权限，但资料和历史操作记录继续保留。详细交接方法可以阅读《员工离职后公司文件怎么交接？》。